OFFA · E-Rechnung

ZUGFeRD & XRechnung

Welches OFFA-Feld landet wo in der E‑Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten, die Sie in OFFA hinterlegen. Diese Seite zeigt Ihnen, wo Sie welche Angabe eintragen – und was daraus in der E-Rechnung wird.

  1. Firmendaten pflegenEinmalig Adresse, Kontakt, Bank und Steuernummern hinterlegen.
  2. Rechnung ausfüllenKunde, Datum, Kontakt und ggf. Leitweg-ID im Rechnungskopf eintragen.
  3. Steuerart prüfenIn der Kalkulation Währung und Umsatzsteuer-Variante wählen – fertig.
1Markierung im Screenshot BT-27  Feldkennung in der E-Rechnung (EN 16931) 🔍 Screenshots per Klick vergrößern
Teil A

Einmalig einrichten

Stammdaten Ihres Unternehmens

Einmalig einrichten

Firmendaten

Ihre eigenen Firmenangaben als Rechnungssteller. Einmal sauber gepflegt, landen sie automatisch in jeder E-Rechnung.

So kommen Sie hin
  1. Administration
  2. Konfiguration
  3. Allgemein
  4. Einstellungen
  5. Stammdaten
  6. Firma
Übersicht: So sieht das Fenster aus

1Adresse

Name 1

Wird gleichzeitig als Kontoinhaber der Bankverbindung verwendet.

BT-27Name des Verkäufers
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:Name
BT-85Kontoinhaber
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans/ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount/ram:AccountName
Straße
BT-35Straße und Hausnummer
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:LineOne
PLZ
BT-38Postleitzahl
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:PostcodeCode
Ort
BT-37Ort
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:CityName
Land
BT-40Ländercode
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:CountryID

2Kontaktinformationen

ℹ️ Diese Angaben werden nur genutzt, wenn kein persönlicher Ansprechpartner in den Benutzereinstellungen hinterlegt ist.
Telefon 1
BT-42Telefonnummer
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:DefinedTradeContact/ram:TelephoneUniversalCommunication/ram:CompleteNumber
E-Mail
BT-43E-Mail-Adresse
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:EmailURIUniversalCommunication/ram:URIID
BT-34Elektronische Adresse
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:URIUniversalCommunication/ram:URIID schemeID="EM"

3Bankdaten

IBAN 1

Es wird die erste IBAN verwendet.

BT-84IBAN
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans/ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount/ram:IBANID

4HRB-Daten & Steuernummern

HRB-Ort + HRB-Nr

Wird nur übertragen, wenn keine UID eingetragen ist.

BT-30Handelsregister-Kennung
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:SpecifiedLegalOrganization/ram:ID
MWST-Nummer / UID-Nummer
BT-31Umsatzsteuer-ID
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:SpecifiedTaxRegistration/ram:ID

Einmalig einrichten

Benutzereinstellungen

Nur relevant, wenn OFFA im Multi-User-Betrieb läuft. Dann erscheint der jeweilige Sachbearbeiter als Ansprechpartner auf der E-Rechnung – seine Telefonnummer und E-Mail haben Vorrang vor den Firmendaten. Ohne Multi-User werden immer die Firmendaten verwendet.

So kommen Sie hin
  1. Administration
  2. Konfiguration
  3. Allgemein
  4. Einstellungen
  5. Stammdaten
  6. Firma

Sachbearbeiterdaten

Name
BT-41Ansprechpartner / Sachbearbeiter
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:DefinedTradeContact/ram:PersonName
Telefon
BT-42Telefonnummer
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:DefinedTradeContact/ram:TelephoneUniversalCommunication/ram:CompleteNumber
E-Mail
BT-43E-Mail-Adresse
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:EmailURIUniversalCommunication/ram:URIID
BT-34Elektronische Adresse
ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:URIUniversalCommunication/ram:URIID schemeID="EM"
Teil B

Bei jeder Rechnung

Angaben in der einzelnen Rechnung

Bei jeder Rechnung

Rechnungskopf

Die Angaben zum Kunden und zur konkreten Rechnung. Die Zahlen im Screenshot zeigen, wo die einzelnen Bereiche liegen.

So kommen Sie hin
  1. Rechnung öffnen
  2. Ansicht
  3. Kopf
Übersicht: So sieht das Fenster aus

Rechnungsnummer

Rechnungsnummer (Fenstertitel)

Wird automatisch vergeben.

BT-1Rechnungsnummer
ram:ExchangedDocument/ram:ID

1Rechnungsempfänger

Kundennummer
BT-46Kundennummer
ram:BuyerTradeParty/ram:ID
Name (1. Zeile)
BT-44Name des Käufers
ram:BuyerTradeParty/ram:Name
Straße
BT-50Straße und Hausnummer
ram:BuyerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:LineOne
PLZ
BT-53Postleitzahl
ram:BuyerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:PostcodeCode
Ort
BT-52Ort
ram:BuyerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:CityName
Land
BT-55Ländercode
ram:BuyerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:CountryID

2Rechnungsdaten

Rech.-Datum
BT-2Rechnungsdatum
ram:ExchangedDocument/ram:IssueDateTime/udt:DateTimeString
Leistung vom

Leer gelassen? Dann wird automatisch das Rechnungsdatum verwendet.

BT-72Leistungs-/Lieferdatum
ram:ActualDeliverySupplyChainEvent/ram:OccurrenceDateTime/udt:DateTimeString

3Kontakt beim Auftraggeber

Name
BT-56Ansprechpartner des Käufers
ram:BuyerTradeParty/ram:DefinedTradeContact/ram:PersonName
Telefon 1
BT-57Telefonnummer
ram:BuyerTradeParty/ram:DefinedTradeContact/ram:TelephoneUniversalCommunication/ram:CompleteNumber
E-Mail
BT-58E-Mail-Adresse
ram:BuyerTradeParty/ram:DefinedTradeContact/ram:EmailURIUniversalCommunication/ram:URIID
BT-49Elektronische Adresse
ram:BuyerTradeParty/ram:DefinedTradeContact/ram:URIUniversalCommunication/ram:URIID schemeID="EM"

4Zahlungsbedingungen

Ziel (Tage)
BT-9Zahlungsziel
ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradePaymentTerms

5Daten für E-Rechnungen

ℹ️ Öffnen Sie diesen Dialog über den Button „Daten für E-Rechnungen“ unten rechts im Rechnungskopf.
Besteller, Mandant … o. Leitweg-ID

Bei Rechnungen an Behörden ist hier die Leitweg-ID einzutragen.

BT-10Käuferreferenz / Leitweg-ID
ram:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:BuyerReference
Vertragsnummer o. Personalnummer
BT-29Kennung des Verkäufers
ram:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:ID
Bestellnummer o. Bestellreferenz
BT-13Bestellreferenz
ram:BuyerOrderReferencedDocument/ram:IssuerAssignedID

Bei jeder Rechnung

Rechnungskalkulation

Hier legen Sie Währung und Steuerart fest. Die Auswahl im Feld Umsatzsteuer bestimmt, wie die Rechnung steuerlich gekennzeichnet wird.

So kommen Sie hin
  1. Rechnung öffnen
  2. Ansicht
  3. Kalkulation
Übersicht: So sieht das Fenster aus

1Währung und Steuersatz

Währung
BT-5Währungscode
ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:InvoiceCurrencyCode

Feld „Umsatzsteuer“ – was bedeutet welche Auswahl?

„mit MwSt.“
S
Normalsteuersatz
BT-118BT-151
ram:ApplicableTradeTax/ram:CategoryCode = "S"
„ohne MwSt.“
Z
Rechnung ohne MwSt.
BT-118BT-151
ram:ApplicableTradeTax/ram:CategoryCode = "Z"
„Bauleistung“
AE
Bauleistung (§ 13b, Reverse Charge)
BT-118BT-151BT-121
ram:ApplicableTradeTax/ram:CategoryCode = "AE"
ram:ApplicableTradeTax/ram:ExemptionReasonCode = "VATEX-EU-AE"
Keine passenden Felder gefunden. Versuchen Sie z. B. „E-Mail“, „Leitweg“ oder „BT-31“.